Wat is Enterprise File Sharing?

In een bedrijfsomgeving omvat het delen van bestanden doorgaans meerdere locaties, afdelingen en mogelijk duizenden werknemers. Een oplossing voor het delen van bestanden maakt het proces van het maken en samenwerken van bestanden efficiënter en veiliger. In plaats van dat gebruikers bestanden heen en weer doorgeven via e-mail, bevindt een enkele kopie van een document zich op een gecentraliseerde locatie waar meerdere gebruikers inhoud kunnen creëren, bewerken en beoordelen.

Hoe Enterprise File Sharing werkt

In een klein kantoor is het doorgeven van een bestand op een gedeelde schijf of per e-mail gebruikelijk, maar het is omslachtig en inefficiënt in een grotere organisatie waar tientallen mensen commentaar moeten geven en revisies moeten aanbrengen. Enterprise file sharing lost dit probleem op door één enkel document te centraliseren en meerdere gebruikers in staat te stellen content te bewerken en te creëren. De eigenaar van het document heeft beveiligingsopties waarmee hij kan beperken wie wijzigingen kan aanbrengen en wie alleen inhoud kan bekijken. Beheerders kunnen wijzigingen volgen en toegang krijgen tot verzoeken om het gebruik van het delen van bestanden te controleren.

Belangrijkste functies van Enterprise File Sharing

Het delen van bestanden via e-mail is niet efficiënt of schaalbaar, vooral niet naarmate teams en bestandsgrootten groeien, dus het delen van bestanden in ondernemingen zorgt voor een grotere schaalbaarheid voor een organisatie. Documenten worden opgeslagen op een gecentraliseerde locatie, meestal de cloud, maar soms op locatie. Enkele belangrijke functies van enterprise file sharing zijn:

• Beveiligingscontroles: Stel toegangsrechten in, inclusief alleen-lezen toegang, om documenten te beschermen tegen ongewenste bewerkingen. Controleer wijzigingen en koppel netwerkreferenties van gebruikers aan geautoriseerde bestandstoegang.
• Volgen van wijzigingen: Bekijk wie een bestand heeft gewijzigd, wat ze hebben gewijzigd en wanneer.
• Opmerking: Deel revisieverzoeken, stel vragen en bespreek updates rechtstreeks in het bestand.
• Gebruiksgemak: Organiseer content in mappen en deel ze met teams of afdelingen om het delen en samenwerken te vereenvoudigen.
• Realtime samenwerking: Geef realtime feedback, bewerkingen en opmerkingen over gedeelde bestanden.

Voordelen van Enterprise File Sharing

Door documentrevisies en -opmerkingen te centraliseren, voorkomen organisaties dat ze dubbele bestanden hebben die ongelijksoortige wijzigingen kunnen bevatten. Met het trackingsysteem kan de eigenaar van het document wijzigingen afwijzen of wijzigingen terugdraaien naar een vorige versie. Met versiebeheer kunnen documenteigenaren terugkeren naar een specifieke datum om aanzienlijke wijzigingen te elimineren die uren kunnen duren om te verwijderen.

Enterprise file sharing biedt betere beveiliging in vergelijking met oudere deelstrategieën door gebruikersrechten te beperken. De eigenaar heeft de volledige controle over het document en kan andere gebruikers editorrechten geven, zodat ze ook wijzigingen kunnen aanbrengen. Wijzigingen worden bijgehouden, zodat een audit van bestandsbewerkingen in de toekomst kan worden beoordeeld.

Gebruikers met alleen-lezen machtigingen kunnen nog steeds opmerkingen toevoegen en vragen stellen. Opmerkingen kunnen rechtstreeks naar de inbox van een andere gebruiker worden gestuurd, zodat ze gemakkelijker kunnen reageren. Alleen gebruikers met editorrechten kunnen echter wijzigingen aanbrengen. Dit stroomlijnt het proces voor het maken van documenten, terwijl meerdere gebruikers nog steeds de voortgang ervan kunnen bekijken en feedback kunnen geven.

Beveiligingsoverwegingen bij het delen van bedrijfsbestanden

Wanneer gebruikers bestanden via e-mail delen, wordt uw aanvalsoppervlak groter. Ongecodeerde e-mails kunnen worden afgeluisterd en soms sturen gebruikers berichten naar de verkeerde ontvanger. Het document kan privébedrijfsgegevens bevatten, waaronder klantgegevens. Enterprise file sharing elimineert deze bezorgdheid met zijn eigen beveiligingsfuncties.

Stel dat een gebruiker per ongeluk een link naar een gedeeld bestand naar de verkeerde ontvanger stuurt. De ontvanger zou de inhoud van het bestand niet kunnen bekijken als hij niet over de juiste machtigingen beschikt. Bestandseigenaren kunnen de toegang tot een bestand ook op elk moment intrekken. Als een werknemer bijvoorbeeld het bedrijf verlaat, zou hij de toegang verliezen wanneer zijn account is uitgeschakeld. De gecentraliseerde beveiligingsfuncties in het delen van bedrijfsbestanden verminderen de kans op het per ongeluk openbaar maken van gevoelige informatie aan een derde partij.

Organisatiebeheerders moeten machtigingen beheren om bestanden te beschermen tegen onbevoegde toegang. Als het account van een gebruiker niet is uitgeschakeld nadat de werknemer het bedrijf heeft verlaten, heeft hij mogelijk nog steeds toegang tot het bestand. Het grootste beveiligingsprobleem is ervoor te zorgen dat gebruikersaccounts worden in- en uitgeschakeld wanneer werknemers het bedrijf verlaten of van rol veranderen.

Hoe kiest u de juiste filesharing-oplossing?

Het kiezen van de juiste oplossing voor het delen van bestanden omvat het bepalen van uw doelen, het controleren van de functies die gebruikers nodig hebben om productief te blijven en het identificeren van het aantal gebruikers in de hele organisatie. Elke organisatie die in de cloud werkt, heeft beveiliging op bedrijfsniveau nodig. Grote ondernemingen hebben een efficiënte manier nodig om gebruikersaccounts te beheren, zoals gecentraliseerde gebruikerscontroles en audittools, om compliant te blijven.

Wat u wilt doen met het delen van bestanden is ook belangrijk in het besluitvormingsproces. Als u presentaties wilt geven voor zakelijke bijeenkomsten, hebt u een systeem nodig dat diavoorstellingen, afbeeldingen en teksteffecten mogelijk maakt. Kies een oplossing met alle functies en tools voor het maken van documenten die u nodig hebt voor productiviteit. 

Alle oplossingen voor enterprise sharing moeten ook schaalbaarheid mogelijk maken. Bekijk de documentatie om te zien hoeveel gebruikers de oplossing ondersteunt. Een oplossing kan bijvoorbeeld worden aangeduid als "onderneming", maar ondersteunt slechts 1000 gebruikers. Deze oplossing ondersteunt geen grotere organisaties met tienduizenden gebruikers.

Conclusie

U kunt kiezen uit verschillende oplossingen voor het delen van bestanden. Zorg ervoor dat degene die u besluit te integreren in uw omgeving alle functies heeft die nodig zijn voor uw bedrijf. Beveiliging, schaalbaarheid, samenwerkingstools, bestandsorganisatie en beheergemak zijn er slechts een paar die uw onderneming kunnen helpen. 

Wanneer u veilige, krachtige dataopslag nodig hebt voor het delen van uw bedrijfsbestanden, bekijk dan Everpure FlashArray™ en FLASHBLADE®.