¿Qué es el uso compartido de archivos empresariales?

En un entorno empresarial, el intercambio de archivos suele abarcar múltiples ubicaciones, departamentos y potencialmente miles de empleados. Una solución de intercambio de archivos empresarial hace que el proceso de creación y colaboración de archivos sea más eficiente y seguro. En lugar de que los usuarios pasen los archivos por correo electrónico, una única copia de un documento se encuentra en una ubicación centralizada, en la que múltiples usuarios pueden crear, editar y revisar el contenido.

Cómo funciona el uso compartido de archivos empresariales

En una pequeña oficina, es habitual pasar un archivo en una unidad compartida o por correo electrónico, pero es engorroso e ineficiente en una organización más grande, en la que docenas de personas tienen que comentar y realizar revisiones. El uso compartido de archivos empresariales resuelve este problema centralizando un único documento y permitiendo que múltiples usuarios editen y creen contenido. El propietario del documento tiene opciones de seguridad que le permiten limitar quién puede realizar cambios y quién solo puede ver el contenido. Los administradores pueden realizar un seguimiento de los cambios y las solicitudes de acceso para auditar el uso compartido de archivos.

Características clave del uso compartido de archivos empresariales

Compartir archivos por correo electrónico no es eficiente o escalable, sobre todo a medida que los equipos y los tamaños de los archivos crecen, por lo que el intercambio de archivos empresariales proporciona una mayor escalabilidad a una organización. Los documentos se almacenan en una ubicación centralizada, normalmente en la nube, pero a veces localmente. Estas son algunas de las características clave del uso compartido de archivos empresariales:

• Controles de seguridad: Establezca permisos de acceso, incluido el acceso de solo lectura, para proteger los documentos de las ediciones no deseadas. Audite los cambios y vincule las credenciales de red del usuario con el acceso autorizado a los archivos.
• Seguimiento de cambios: Vea quién cambió un archivo, qué cambió y cuándo.
• Comentario: Comparta las solicitudes de revisión, haga preguntas y comente las actualizaciones directamente en el archivo.
• Facilidad de uso: Organice el contenido en carpetas y compártalo con equipos o departamentos para simplificar el intercambio y la colaboración.
• Colaboración en tiempo real: Proporcione comentarios, ediciones y comentarios en tiempo real sobre los archivos compartidos.

Ventajas del uso compartido de archivos empresariales

Al centralizar las revisiones y los comentarios de los documentos, las organizaciones evitan tener archivos duplicados que podrían contener cambios dispares. El sistema de seguimiento permite que el propietario del documento rechace los cambios o revierta los cambios a una versión anterior. El control de versiones permite que los propietarios de los documentos vuelvan a una fecha específica para eliminar los cambios importantes que pueden tardar horas en eliminarse.

El uso compartido de archivos empresariales ofrece una mayor seguridad en comparación con las estrategias de uso compartido más antiguas, al limitar los permisos de usuario. El propietario tiene el control total del documento y puede otorgar permisos de editor a otros usuarios para que también puedan realizar cambios. Se realiza un seguimiento de los cambios, por lo que una auditoría de las ediciones de archivos puede revisarse en el futuro.

Los usuarios con permisos de solo lectura pueden añadir comentarios y hacer preguntas. Los comentarios pueden enviarse directamente a la bandeja de entrada de otro usuario para que pueda responder más fácilmente. Sin embargo, solo los usuarios con permisos de editor pueden realizar ediciones. Esto agiliza el proceso de creación de documentos y permite que múltiples usuarios revisen su progreso y aporten comentarios.

Consideraciones de seguridad en el uso compartido de archivos empresariales

Cuando los usuarios comparten archivos por correo electrónico, su superficie de ataque se expande. Los correos electrónicos no cifrados pueden ser escuchados y, en ocasiones, los usuarios envían mensajes al destinatario equivocado. El documento puede contener detalles corporativos privados, incluidos los datos de los clientes. El uso compartido de archivos empresariales elimina esta preocupación con sus propias características de seguridad.

Supongamos que un usuario envía accidentalmente un enlace a un archivo compartido al destinatario equivocado. El destinatario no podrá ver el contenido del archivo si no tiene los permisos adecuados. Los propietarios de archivos también pueden revocar el acceso a un archivo en cualquier momento. Por ejemplo, si un empleado deja la empresa, perderá el acceso cuando su cuenta esté deshabilitada. Las características de seguridad centralizadas en el uso compartido de archivos empresariales reducen la posibilidad de divulgar accidentalmente información confidencial a un tercero.

Los administradores de la organización deben gestionar los permisos para mantener los archivos a salvo del acceso no autorizado. Si la cuenta de un usuario no se desactiva después de que el empleado abandone la empresa, es posible que siga accediendo al archivo. La mayor preocupación para la seguridad es garantizar que las cuentas de usuario se incorporen y luego se desvinculen cuando los empleados abandonen la empresa o cambien de función.

Cómo elegir la solución de uso compartido de archivos adecuada

Elegir la solución de uso compartido de archivos adecuada implica determinar sus objetivos, auditar las características que los usuarios necesitan para seguir siendo productivos e identificar el número de usuarios en toda la organización. Cualquier organización que trabaje en la nube necesita una seguridad de nivel empresarial. Las grandes empresas necesitan una manera eficiente de gestionar las cuentas de usuario, como los controles de usuario centralizados y las herramientas de auditoría, para cumplir las normas.

Lo que quiere hacer con el intercambio de archivos también es importante en el proceso de toma de decisiones. Si desea realizar presentaciones para reuniones de negocios, necesita un sistema que permita presentaciones de diapositivas, imágenes y efectos de texto. Elija una solución que tenga todas las características y las herramientas de creación de documentos que necesita para la productividad. 

Todas las soluciones de uso compartido empresarial también deberían permitir la escalabilidad. Compruebe la documentación para ver cuántos usuarios admite la solución. Por ejemplo, una solución puede etiquetarse como “empresa”, pero solo admite 1000 usuarios. Esta solución no admitiría organizaciones más grandes con decenas de miles de usuarios.

Conclusión

Hay varias soluciones de uso compartido de archivos empresariales entre las que elegir. Asegúrese de que la que decide integrar en su entorno tiene todas las características necesarias para su empresa. La seguridad, la escalabilidad, las herramientas de colaboración, la organización de archivos y la facilidad de administración son solo algunas de las cosas que podrían beneficiar a su empresa. 

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