Dans un environnement d’entreprise, le partage de fichiers s’étend généralement sur plusieurs sites, services et potentiellement à des milliers d’employés. Une solution de partage de fichiers d’entreprise rend le processus de création et de collaboration de fichiers plus efficace et plus sécurisé. Au lieu de transférer des fichiers par e-mail, une seule copie d’un document se trouve dans un emplacement centralisé où plusieurs utilisateurs peuvent créer, modifier et examiner du contenu.
Fonctionnement du partage de fichiers d’entreprise
Dans un petit bureau, il est courant de transférer un fichier sur un disque partagé ou par e-mail, mais cela est fastidieux et inefficace dans une organisation plus grande où des dizaines de personnes peuvent avoir besoin de faire des commentaires et d’effectuer des révisions. Le partage de fichiers d’entreprise résout ce problème en centralisant un seul document et en permettant à plusieurs utilisateurs de modifier et de créer du contenu. Le propriétaire du document dispose d’options de sécurité qui lui permettent de limiter les personnes qui peuvent effectuer des modifications et celles qui ne peuvent afficher que le contenu. Les administrateurs peuvent suivre les modifications et accéder aux demandes pour vérifier l’utilisation du partage de fichiers.
Principales caractéristiques du partage de fichiers d’entreprise
Le partage de fichiers par e-mail n’est ni efficace ni évolutif, en particulier à mesure que les équipes et la taille des fichiers augmentent, ce qui permet au partage de fichiers d’entreprise d’offrir une meilleure évolutivité à une organisation. Les documents sont stockés dans un emplacement centralisé, généralement dans le cloud, mais parfois sur site. Voici quelques-unes des principales fonctionnalités du partage de fichiers d’entreprise :
- Contrôles de sécurité : Définissez des autorisations d’accès, y compris un accès en lecture seule, pour protéger les documents contre les modifications indésirables. Vérifier les modifications et relier les identifiants du réseau utilisateur à l’accès autorisé aux fichiers.
- Suivi des modifications : Découvrez qui a modifié un fichier, ce qu’il a changé et quand.
- Commentaire : Partagez les demandes de révision, posez des questions et discutez des mises à jour directement dans le fichier.
- Facilité d’utilisation : Organisez le contenu dans des dossiers et partagez-les avec des équipes ou des services pour simplifier le partage et la collaboration.
- Collaboration en temps réel : Fournissez des commentaires en temps réel, des modifications et des commentaires sur les fichiers partagés.
Avantages du partage de fichiers d’entreprise
En centralisant les révisions de documents et les commentaires, les organisations évitent d’avoir des fichiers en double qui pourraient contenir des modifications disparates. Le système de suivi permet au propriétaire du document de rejeter les modifications ou de restaurer les modifications apportées à une version précédente. Le contrôle de version permet aux propriétaires de documents de revenir à une date spécifique pour éliminer les modifications importantes qui pourraient prendre des heures à supprimer.
Le partage de fichiers d’entreprise offre une meilleure sécurité par rapport aux anciennes stratégies de partage en limitant les autorisations des utilisateurs. Le propriétaire a le contrôle total du document et peut accorder aux autres utilisateurs des autorisations d’éditeur afin qu’ils puissent également effectuer des modifications. Les modifications font l’objet d’un suivi, de sorte qu’un audit des modifications de fichiers pourra être effectué à l’avenir.
Les utilisateurs disposant d’autorisations en lecture seule peuvent toujours ajouter des commentaires et poser des questions. Les commentaires peuvent être envoyés directement dans la boîte de réception d’un autre utilisateur pour qu’il puisse répondre plus facilement. Cependant, seuls les utilisateurs disposant d’autorisations d’éditeur peuvent effectuer des modifications. Cela simplifie le processus de création de documents tout en permettant à plusieurs utilisateurs d’examiner ses progrès et de fournir des commentaires.
Considérations de sécurité dans le partage de fichiers d’entreprise
Lorsque les utilisateurs partagent des fichiers par e-mail, votre surface d’attaque s’étend. Les e-mails non chiffrés peuvent être écoutés et, parfois, les utilisateurs envoient des messages au mauvais destinataire. Le document peut contenir des informations privées sur l’entreprise, y compris les données client. Le partage de fichiers d’entreprise élimine ce problème grâce à ses propres fonctionnalités de sécurité.
Imaginons qu’un utilisateur envoie accidentellement un lien vers un fichier partagé au mauvais destinataire. Le destinataire ne pourra pas consulter le contenu du fichier s’il ne dispose pas des autorisations appropriées. Les propriétaires de fichiers peuvent également révoquer l’accès à un fichier à tout moment. Par exemple, si un employé quitte l’entreprise, il perd l’accès lorsque son compte est désactivé. Les fonctions de sécurité centralisées du partage de fichiers d’entreprise réduisent le risque de divulgation accidentelle d’informations sensibles à un tiers.
Les administrateurs d’organisation doivent gérer les autorisations pour protéger les fichiers contre tout accès non autorisé. Si le compte d’un utilisateur n’est pas désactivé après que l’employé a quitté l’entreprise, il peut potentiellement accéder au fichier. La principale préoccupation en matière de sécurité est de s’assurer que les comptes utilisateur sont intégrés, puis retirés lorsque les employés quittent l’entreprise ou changent de poste.
Comment choisir la bonne solution de partage de fichiers
Pour choisir la bonne solution de partage de fichiers, vous devez déterminer vos objectifs, vérifier les fonctionnalités dont les utilisateurs ont besoin pour rester productifs et identifier le nombre d’utilisateurs au sein de l’organisation. Toute organisation qui travaille dans le cloud a besoin d’une sécurité de niveau entreprise. Les grandes entreprises ont besoin d’un moyen efficace de gérer leurs comptes utilisateur, comme des contrôles utilisateur centralisés et des outils d’audit, pour rester en conformité.
Ce que vous souhaitez faire avec le partage de fichiers est également important dans le processus de prise de décision. Si vous souhaitez faire des présentations pour des réunions d’affaires, vous avez besoin d’un système qui permette des diaporamas, des images et des effets de texte. Choisissez une solution qui offre toutes les fonctionnalités et tous les outils de création de documents dont vous avez besoin pour gagner en productivité.
Toutes les solutions de partage d’entreprise doivent également permettre l’évolutivité. Consultez la documentation pour connaître le nombre d’utilisateurs pris en charge par la solution. Par exemple, une solution peut être étiquetée comme « entreprise », mais ne prend en charge que 1 000 utilisateurs. Cette solution ne prend pas en charge les grandes organisations comptant des dizaines de milliers d’utilisateurs.
